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BlueStar® – Die Leistungsmarke eines führenden Scandienstleisters

BlueStar-Grafik qualifizierte elektronische PDF-Signatur im Scandienst (QES)

Qualifizierte elektronische PDF-Signatur (QES) im Scanprozess

Die optionale qualifizierte elektronische PDF-Signatur (QES) im Scandienst ermöglicht den rechtssicheren Nachweis darüber, dass die durch den Scanvorgang erzeugten digitalen Daten nach dem Scannen nicht unentdeckt manipuliert wurden. Eine qualifizierte elektronische PDF-Signatur (QES) im Scandienst ist vereinfacht ausgedrückt ein digitales Siegel. Die Signatur darf nicht mit einer Verschlüsselung des Dokuments verwechselt werden – der Inhalt des PDFs bleibt auch nach der Signatur für jedermann jederzeit lesbar.

Die qualifizierte elektronische PDF-Signatur (QES) im Scandienst wird von uns vollumfänglich konform mit der ISO-Norm 19005-2:2011 und den Anforderungen für die Langzeitarchivierung im PDF/A-2u implementiert. Die für die Anwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtlichen Rahmenbedingungen werden auf europäischer Ebene durch die Europäische Richtlinie bestimmt. Die Europäische Union verfolgt in dieser Richtlinie das Ziel, durch die Verwendung elektronischer Signaturen, sichere und vor allem kostensparende Prozesse zur Stärkung der europäischen Wirtschaft zu definieren. Insbesondere im Bereich der gesetzlichen Kranken- und Sozialversicherungen ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen PDF-Signatur (QES) im Scan-Prozess bereits heute durch die Gesetzgebung vorgeschrieben und somit eine unabdingbare Voraussetzung an die bei Digitalisierungsprojekten einzusetzende Technik.

Durch die von uns verwendete Technik der "eingebetteten Signatur" – die Signatur erzeugt also nicht wie bisher eine zweite Datei die zusammen mit der Nutzdatei archiviert werden muss, sondern ist in das eigentliche PDF vollständig integriert, also darin enthalten – ist die Handhabung denkbar einfach. Ein mittels qualifizierter elektronischer PDF-Signatur (QES) signiertes PDF bietet z. B. die Möglichkeit, das Dokument weiter zu bearbeiten oder zu verändern ohne, dass das gescannte (Original-)Dokument verloren geht. Alle nachträglichen Änderungen (Ergänzungen, Löschungen etc.) werden automatisch in "Revisionen" (im Sinne von Rückschauen, also Versionen) im selben(!) PDF mit abgespeichert. Das Originaldokument kann jederzeit per Mausklick auf "unterschriebene Version anzeigen" wieder hergestellt werden (Dokumentintegrität). Obendrein ist es sogar möglich, einfach durch einen einzigen Mausklick die unterschriebene (Original-)Version mit der aktuellen (abgeänderten oder bearbeiteten) Version zu vergleichen – alle Abänderungen werden dann im Adobe® Reader®/Acrobat® in einer Zusammenfassung aufgelistet und in einer Gegenüberstellung der Versionen an den entsprechenden Stellen markiert.

Folglich ergibt sich der Vorteil weiterbearbeitbarer elektronischer Dokumente nebst automatischer Versionierung sowie vollständigem Erhalt des Original-Dokuments (sowohl des Informationserhalts als auch des Erhalts des ursprünglichen Aussehens, also der sicheren Konservation des digitalen Abbilds des originären Papierdokuments).

 

In der Technischen Richtlinie (TR) 03138 RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, die auf die Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens abzielt, ist die elektronische Signatur von Scans ein elementarer Eckpfeiler!

 

Zur Nutzung der gesamten Signaturfunktionalität genügt z. B. der kostenlose Adobe® Reader®:

Get Acrobat Reader®

Für den Sinn und Zweck signierter Scans ist eine Prüfung der Signatur nicht erforderlich, da die Dokumentation und Nachweisbarkeit einer versehentlichen Veränderung des elektronischen Dokuments und der garantierte Erhalt des Original-Scans, sowie die automatische Versionierung (samt automatischer Abspeicherung der Versionen) bei Ergänzungen oder Bearbeitungen des PDFs kein Zutun des Anwenders benötigen, sondern alleine schon durch unsere QES-Technologie und deren Implementation in das PDF gewährleistet sind.

Die qualifizierte elektronische PDF-Signatur (QES) kann dennoch einfach und mit einer Verifikationssoftware auf ihre Gültigkeit überprüft und die Resultate der Überprüfung rechtskonform dokumentiert werden. Beispielsweise mit dem kostenlosen digiSeal® Reader:

Get digiSeal® reader

Weiterhin ist eine Online-Prüfung (ohne eine Prüfsoftware downloaden zu müssen) unter anderem hier  oder dort  möglich. Diese Seiten wurden für die Prüfung elektronisch signierter Rechnungen eingerichtet, funktionieren aber für alle qualifizierten Signaturen. Eine Prüfdokumentation zu erstellen oder auch nur die Prüfung durchführen zu müssen ist für Scans natürlich nicht vorgeschrieben (Anmerkung: auch für elektronische Rechnungen ist dies mittlerweile nicht mehr verpflichtend).

Ebenso ist im Adobe® Reader®/Acrobat® eine vereinfachte Schnellprüfung der Signatur, mittels der Liste vertrauenswürdiger Identitäten, mit Bordmitteln möglich (Adobe®-Hilfe hier ).

Für die Anzeige des Original-Scans und ggf. dessen versionierten Veränderungen sowie der Vergleich von Original-Dokument und angezeigter PDF-Version genügen ebenfalls die Bordmittel des Adobe® Reader®/Acrobat®.

→ Eine Anleitung wie dies durchgeführt wird finden Sie in der Adobe®-Hilfe für die jeweilige Software/Version ihres PDF-Readers oder Programms (z. B. hier ).

Achtung Die Kosten signierter Scans sind erstaunlich gering und hängen von dem Scanvolumen und der Art der Signatur ab. Durch unsere spezielle Technologie der qualifizierten Massensignatur mit automatischer Stichprobensichtung im laufenden Scanprozess können auch hochvolumige Papier- und Datenbestände schnell und sicher in "papierlose Archive" überführt werden.

Für ein individuelles Angebot setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung:

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Preise

⇒ Fazit: PDF/A-2-Scans bilden in Verbindung mit der qualifizierten elektronischen PDF-Signatur (QES) im Scandienst die Grundlage für die Fähigkeit zur Langzeitarchivierung digitalisierter Dokumente (das PDF/A ist ein ISO-normiertes Format und die Technologie der elektronischen Signatur ist ebenfalls standardisiert).

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Mit unserer BlueStar®-Scantechnologie garantieren wir Ihnen den "schärfsten" Scan!

Bildnachweis: © 2009 Michael Lauterbach
Haftungsausschluss
Für die korrekte Wiedergabe der Texte deutscher Gesetze, Verordnungen und Vorschriften sowie die Wiedergabe der EG-Signaturrichtlinie kann keine Haftung oder Gewährleistung übernommen werden. Auch weisen wir darauf hin, dass Gesetze jederzeit durch den Gesetzgeber und Verordnungen durch die jeweiligen Institutionen geändert werden können.
Alle in diesem Leitfaden zu Gesetzen, Verordnungen, Vorschriften oder Richtlinien gemachten Aussagen stellen unverbindliche Interpretationen dar. Aus diesen Interpretationen kann vom Leser keine in irgendeiner Art und Weise durchgeführte Rechtsberatung und daraus resultierende Haftung her- bzw. abgeleitet werden. Rechtsberatungen können nur von Rechtsanwälten durchgeführt werden. Wir empfehlen Ihnen daher zur Überprüfung jedweder Rechtsinterpretationen die Hinzuziehung eines Anwalts Ihres Vertrauens.

Autor: Michael Lauterbach
Bearbeitung: Miriam Elting