ScanAll-Logo

Scan-As-Scan-Can® – Scannen und Digitalisieren in Perfektion!

« Seite 19 von 20 »

BlueStar® – Die Leistungsmarke eines führenden Scandienstleisters

BlueStar-Grafik Archivierung digital erzeugter/eingegangener Dokumente

Archivierung digital erzeugter/eingegangener Dokumente

Digital entstandene Dokumente, die als Geschäftsunterlagen archiviert werden müssen, also z. B. solche, die den GDPdU (Grundsätzen für die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) unterliegen, müssen in die Langzeitarchivierung aufgenommen werden.

Obwohl i. d. R. verschiedenste digitale Formate von Geschäftspartnern/Autoren, angenommen und aufbewahrt werden müssen (eMail, PDF, DOC, XLS usw.), besteht das Ziel darin, die Anzahl der Formate, die dauerhaft archiviert werden müssen zu reduzieren. Voraussetzung ist, dass die in dieses Format konvertierten Dokumente über einen langen Zeitraum ihr Erscheinungsbild beibehalten – und zwar unabhängig von den Anwendungen und Systemen, mit denen diese erstellt wurden!

Die International Organization for Standardization (ISO) sieht dafür das PDF/A (ISO Standard 19005) vor, welches auch von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) in der Veröffentlichung "Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen" (SAGA) nebst XML-basierenden Formaten (z. B. OOXML) empfohlen wird.
Anmerkung: Microsoft® Office® Formate (DOC, XLS, Outlook® = MSG, PST) gehören explizit nicht zu dieser Gruppe.

Aufgrund der Tatsache, dass immer mehr Geschäfte papierlos abgewickelt werden, steigt die Zahl elektronischer Dokumente, die langfristig aufbewahrt und in ein solches Archiv-Format umgewandelt werden müssen, stetig. ScanAll® bietet mit ihren BlueStar®-Engines hierzu die Möglichkeit, Office-Formate und eMails einfach im Stapelbetrieb in das PDF für die Langzeitarchivierung (PDF/A) zu konvertieren – und dies genauso wie gescannte Papierdokumente.

-> Zur Erinnerung: Auch PDF/A hat ".pdf" als Dateiendung – daher ist eine Norm-Validierung unabdingbar.

-> Anmerkung: Ein PDF vor Acrobat® 8- v1.7 entspricht, wie auch ein TIFF, generell keiner einzigen Norm! – Ab v1.7 zwar der Norm für PDF, aber nicht der für die Langzeitarchivierung.

UPDATE: Am 18. Oktober 2012 wurde das PDF/A-3 veröffentlicht!

» Lesen Sie hier mehr zur PDF/A-Norm!

» Übersicht der PDF-Standards

« Seite 19 von 20 »

Mit unserer BlueStar®-Scantechnologie garantieren wir Ihnen den "schärfsten" Scan!

Bildnachweis: © 2009 Michael Lauterbach

Autor: Michael Lauterbach
Bearbeitung: Miriam Elting