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Leistungsspektrum

Digital Document Management (DDM) und Scanservice


Scan-Projekte werden zunehmend komplexer und die Anforderungen an die Servicelevel immer schärfer. ScanAll® bietet Ihnen als ein führender Scandienstleister im Bereich des DDM umfassende Dienstleistungen und Consulting-Services an.

Zur Leistungsbeschreibung

BlueStar®-Scantechnologie
TR RESISCAN – Ersetzendes Scannen
PDF-Technologie



Die Zukunft ist digital

Das bedruckte Papier wird mittelfristig kein anderes Schicksal ereilen, als ebenso auszusterben wie einst die Schallplatte. Information als digitalisierte Einheit mit minimalem Speicherbedarf und schneller Abrufbarkeit ist die Basis für den künftigen geschäftlichen (und zunehmend auch privaten) Informationsaustausch.

Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sind heute also gefordert, den Schritt von einem traditionellen Umgang mit Dokumenten (Kopieren, Sortieren, Ablegen, Archivieren und Verwalten) hin zu einem effizienzsteigernden Dokumentenmanagement (DDM) zu machen. Moderne Kommunikation, dezentralisiertes Arbeiten, elektronische Medien und Archive fordern ein Vorhandensein aller Informationen auf elektronischer/digitaler Ebene. Außerdem wird heute nicht nur von Archiven, sondern in allen Bereichen moderner Unternehmensstrukturen ein schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente gefordert. Intelligente Suchmechanismen helfen bei dem schnellen und unkomplizierten Auffinden der Dokumente.

Langfristig werden die Informationen direkt in digitaler Form erstellt und gespeichert (= Born Digital). Bis dahin ist es eine wesentliche Aufgabe und Herausforderung, die auf Papier gedruckte Information möglichst effizient und originalgetreu auf eine digitale, mit dem Computer leicht verarbeitbare Ebene zu projizieren. Oberstes Ziel eines Digitalisierungsvorhabens und die Herausforderung für einen Top-Scandienstleister muss eine aus dem Projekt resultiernede einfache und vielseitig mögliche Handhabbarkeit der digitalen Medien sein, um die universelle Lesbarkeit der Informationen langfristig gewährleisten zu können.

ScanAll® bietet Ihnen als Scandienstleister mit jahrzehnte langer Erfahrung im Bereich der Großfirmen und Konzerne ein individuell angepasstes und intelligentes Dokumentenmanagement und einen entsprechenden hochwertigen Scanservice, mit dem Informationsflüsse und Recherchen nach Informationen/Dokumenten derart optimiert werden, dass die Verwaltung der digitalen Dokumente sehr effizient und bei geringen Betriebskosten erfolgen kann. Kosten für eine retrospektive Digitalisierung der Archivbestände werden durch die Reduzierung von Archivflächen relativiert. Durch den schnellen Zugriff auf die Dokumente sparen Sie außerdem erheblich Arbeitszeit.



Von der analogen Aktenverwaltung in das digitale Dokumentenmanagement, nicht zuletzt dank einem langjahrig erfahrenen Top-Scandienst

ScanAll® ist spezialisiert auf ein Dokumentenmanagement das sowohl alle analogen (papiergebundenen) Arbeiten, als auch die Transformation in die digitale Ebene und deren Verwaltung einschließt. Der Kernbereich unserer Dienstleistungen ist dem nahtlosen Übergang von der analogen Aktenverwaltung in das zeitgemäße, digitale Dokumentenmanagement gewidmet. Wir konvertieren Ihre Papierdokumente, Belege und Akten in elektronische Dokumente, so dass diese in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) importiert oder umgewandelt werden können.

Da wir uns selbstständig um alle Arbeiten, die in Registraturen und Aktenverwaltungen anfallen, kümmern – von der Aktenanlage, über die Ablage und der Karteiverwaltung, bis hin zur Aktenlöschung – verfügen wir über die Kenntnisse der Belange analoger Aktenverwaltungen. Somit ist es uns möglich eine Digitalisierung der Akten und Dokumente völlig eigenständig vorzunehmen. – Und dies nicht nur in Form eines schnellen Produktionsscannens, sondern mit allen nötigen Vorarbeiten, wie der Beleg- und Aktenvorbereitung sowie Sortierung. Dabei korrigieren wir sogar Falschablagen und ordnen bereits vor dem Scannen alle Akten und Dokumente so, dass in den digitalen Dokumentensammlungen alles korrekt zugeordnet ist.
(→ Leistungsbeschreibung Analog-Document-Management)



Die Digitalisierung und was danach kommt

Beim Scannen werden zuerst lediglich digitale Bilder (Images) erzeugt und von uns, nach Ihren Vorgaben, indexiert oder verschlagwortet. Die elektronischen Dokumente werden derart aufbereitet, dass Sie diese einfach, nach bestimmten Kriterien, mit verschiedensten Suchmechanismen aus einem Pool (elektronischem Archiv) gezielt auffinden können. Dies wird so gestaltet, dass sich die Einordnung strikt nach Ihren bestehenden Systemen und dem gewohnten Arbeitsablauf richtet.
(Wir sind auch auf unterschiedliche, datenbankgestützte Verwaltungssysteme für elektronische Dokumente eingearbeitet und in der Lage alle PDFs, ohne weitere Voraussetzungen oder Umstellungen, tagesaktuell in das System einzupflegen.)

Wo andere Scandienstleister ihre Arbeit schon als erledigt betrachten, kümmern wir uns auch gewissenhaft um die nötigen Nacharbeiten, vom PDF-Management bis hin zum Rücksortieren und Heften der bereits gescannten Dokumente (falls das Papier-Archiv weiterhin bestehen oder lediglich auslagert werden soll).

Weitere Informationen:
BlueStar®-Scantechnologie
TR RESISCAN – Ersetzendes Scannen
PDF-Technologie



Logistik

Durch unser hauseigenes Transportunternehmen, welches seit 1987 sicherheitsrelevante Dokumententransporte ausführt, sind wir in der Lage den Ab- und Rücktransport der zu digitalisierenden Unterlagen tagesspezifisch auszuführen. Das bedeutet, dass täglich nur die Dokumente außer Haus sind, die an diesem Tag digitalisiert werden. Für besondere Fälle bieten wir außerdem In-Haus-Scannen und/oder Digitalisierung außerhalb der Kernarbeitszeiten an.
(→ Leistungsbeschreibung Logistics-Management)



Zur Leistungsbeschreibung





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