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PDF-Technologie

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PDF/A-3 wurde veröffentlicht!

Die ISO (Internationale Organisation für Standardisierungen) hat am 18. Oktober 2012 das

PDF/A-3 als
ISO-Norm 19005-3:2012

veröffentlicht. Das PDF/A-3 ist somit der dritte Normteil des PDF/A-Standards.

Im PDF/A-3 können nun beliebige Quellformate in das PDF/A eingebettet werden. Das PDF/A als langzeitarchivierungssicheres Dateiformat erweitert sich somit um die Option Dokumente bündeln zu können. Das PDF bietet diese Option schon lange und durch das PDF/A-3 kann diese nun auch im PDF/A weiter umgesetzt werden.

Mit dem PDF/A-3 entstehen neue Anwendungsgebiete für PDF/A!

Bisher wurden originär elektronisch erstellte Dokumente, wie z. B. aus Excel» oder Word®, in den Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Archiven meist zusammen mit einer PDF/A-Konversion der proprietären oder anwendungsspezifischen Formate abgespeichert, um diese langzeitarchivierungssicher und anwendungsunabhängig darstellbar zu machen. Auf die originären Quellformate kann aber oft nicht verzichtet werden, da z. B. zugrundeliegende Formeln in Kalkulationsdateien (z. B. Excel®) erhalten bleiben müssen oder eine nötige Editierbarkeit der Ursprungsdatei erforderlich ist. Bei elektronisch erzeugten und zu archivierenden Dokumenten musste man also bislang i. d. R. zwei Objekte archivieren.
Sinnvoller und weitaus praktischer ist es jedoch, ledig ein PDF zu generieren, welches zusätzlich zur PDF/A-Konversion die originäre Datei mit beinhaltet, wie es nun erstmals mit dem PDF/A-3 als langzeitarchivierungssichere Container-Datei möglich ist.

Eine besondere Bedeutung der dualen Ablage kommt der eMail-Archivierung zu. Die ursprüngliche eMail-Nachricht soll in ein langzeitarchivierungssicheres Format konvertiert werden, welches es erlaubt das eMail auch programmunabhängig in Zukunft lesen und darstellen sowie überdies zwingend die Anlagen des eMails archivieren zu können. Speziell hier bietet sich ebenfalls das PDF/A-3 an. Mit PDF/A-3 können nun auch die eMail-Anhänge, z. B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsdokumente, XML, CSV, CDA, aber auch alle anderen beliebigen Formate vollumfänglich normkonform mit in das zu archivierende eMail – also in nur eine Datei – eingebettet werden.

Mit PDF/A-3 können nunmehr also alle Anwendungsfälle langzeitarchivierungssicher konvertiert werden. Dieser Bedarf war sehr dringlich, weswegen das PDF/A-3 auch nun relativ schnell von der ISO veröffentlicht wurde.

Wichtiger Hinweis: Insofern keine Anlagen (Attachments) zusätzlich zum eigentlichen Scan in die PDF/A-Datei eingebettet werden sollen, hat das PDF/A-3 jedoch keine Vorteile gegenüber den anderen PDF/A-Normteilen. ScanAll® scannt daher regulär ins PDF/A-2 und auf Wunsch und Bedarf natürlich ab sofort auch ins PDF/A-3.

Erstellen Sie geschäftliche Dokumente nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist eine Konvertierung in ein anderes/das PDF-Format dann zulässig, wenn beide Versionen, also das Ursprungsformat und das Konvertierungsformat, aufbewahrt werden. Diese müssen eindeutig einander zuzuordnen sein. Hierfür eignet sich das PDF/A-3 besonders gut, da beide Komponenten in der selben Datei aufbewahrt werden können.

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Bildnachweis: © 2012 Elting/ScanAll

Autor: Michael Lauterbach
Überarbeitung: Miriam Elting



PDF-Technologie – Übersicht:





Weblinks:

• Die ISO-Norm 19005-3:2012 Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3), im ISO-Store: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=57229