ScanAll-Logo

PDF-Technologie

« zurück Ι weiter »

PDF/A und die IT-Standards in der Justiz

Für Prozesse und Systeme, die E-Government-Dienstleistungen des Bundes erbringen, ist die Konformität mit SAGA verbindlich. SAGA ist ein umfangreiches Dokument, das Standards, Technologien, Architekturen und Methoden für E-Government-Anwendungen in der Bundesverwaltung qualifiziert, evaluiert und klassifiziert sowie Empfehlungen für deren Anwendung gibt.

Für den Austausch codierter Daten sind die Formate ASCII, UNICODE, RTF, PDF/A, XML und Word (nur mit Einschränkungen) vorgesehen.

Auszug aus den organisatorisch-technischen Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften (die OT-Leit-ERV sind im Internet abrufbar, z. B. unter http://www.xjustiz.de   ):

"Office-Dokumente sollen im ERV grundsätzlich im Format PDF/A-1a gespeichert werden, um neben allen in UNICODE darstellbaren Zeichen auch möglichst viel Funktionalität, wie z. B. Strukturinformationen, zu erhalten. Wird jedoch ein Schriftstück eingescannt, so kann nur die Variante PDF/A-1b – mit oder ohne OCR-Text im Hintergrund – erzeugt werden. Auch dabei wird das Bild des transformierten Dokuments stets layoutgetreu angezeigt. [...] Das Dateiformat PDF/A wurde speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert und erscheint gegenwärtig für den elektronischen Rechtsverkehr vorzugswürdig."

Und weiter: "Sofern elektronische Akten gebildet werden, können sich daraus weitere Anforderungen an die Dateiformate der aufzunehmenden elektronischen Dokumente ergeben. Längerfristig werden auch papierene Dokumente durch Einscannen in eine elektronische Akte mit aufzunehmen sein. Hierfür kommen nur Dateiformate in Betracht, die eine layoutgetreue, fehlerfreie Wiedergabe gewährleisten.
Unabhängig von den für die Aktenbildung eingesetzten Systemen und ihren gegebenenfalls spezifischen Anforderungen sollen die eingesetzten Dateiformate für eine langfristige Speicherung und Bearbeitbarkeit geeignet sein, um zusätzliche Konvertierungen zu vermeiden.
Die Anforderungen können am besten durch PDF/A erfüllt werden, so dass dieses Format grundsätzlich für die Bildung elektronischer Akten und zur langfristigen Speicherung empfohlen wird."

PDF/A wird also in den Leitlinien ausdrücklich empfohlen und nach Meldungen aus der Schweiz wird es dort schon bald im Verfahrensrecht als gesetzlich vorgeschriebenes Dokumentenformat für den elektronischen Dokumentenaustausch verankert werden:
"Nachdem schon die Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen des Verwaltungsverfahrens seit einigen Jahren für den digitalen Dokumentenaustausch PDF/A vorschreibt, wird nun neu ab Januar 2011 auch die Ausführungsverordnung zum Zivilprozess-, Strafprozess- wie auch Schuldbetreibungs- und Konkursrechtsverfahren PDF/A mit qualifizierter elektronischer Signatur vorsehen".

Die Erfolgsgeschichten des ISO-Standards für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumentenformate und der qualifizierten elektronischen Signaturen setzen sich somit fort.

ScanAll® ist als Spezialist für die Digitalisierung von Beleggut sowie für die leistungsfähige und hochqualitative Konvertierung von elektronisch eingegangenen Dokumenten (Word, eMails, usw.) für die Langzeitarchivierung auf PDF/A fokussiert.

In Kombination mit unserer Signaturlösung für qualifizierte elektronische Signaturen im Scanprozess stehen die notwendigen Technologien für unsere Kunden bereits heute vollumfänglich zur Verfügung.

Da man dem PDF/A aber nicht ansehen kann ob es nur ein gewöhnliches 08/15-PDF ist, oder ob der Standard tatsächlich auch vollumfänglich eingehalten wurde (samt Korrigendum ISO 19005-1:2005/Cor 1:2007), ist eine Validierung der Dateien unumgänglich – denn nicht überall wo PDF/A verkauft wird, ist auch PDF/A drin! Gleiches gilt für die Anwendung elektronischer Signaturen – ohne Validierung sind sie wertlos. Über irgendein beliebiges Tool PDF/A zu produzieren macht m. E. keinen Sinn. Die Herstellung der Rohdateien wie auch deren Konvertierung muss in der ganzen Abfolge der Einzelschritte darauf abgestimmt sein!

Die Einsatzgebiete des PDF/A ISO-Standards wachsen. ScanAll® hat die Technologie dazu!

Auf den SAGA-Standard (http://www.cio.bund.de/DE/Architekturen-und-Standards/SAGA/Archiv/saga-archiv_inhalt.html   ) haben wir schon in 2008 hingewiesen.

Wir liefern unseren Kunden bereits seit April 2006 nichts anderes als astreine PDF/A.

Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite!

« zurück Ι weiter »

Autor: Michael Lauterbach



PDF-Technologie – Übersicht: