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BSI Technische Richtlinie 03138

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RESISCAN – Ersetzendes Scannen

Resiscan-Grafik Dokumentenvorbereitung

Dokumentenvorbereitung

Die Verfahrensweise von ScanAll® unterscheidet sich in den Punkten mit der blauen Anmerkung dadurch, dass unsere BlueStar®-Scantechnologie verschiedene Punkte zuverlässig automatisiert.

Die TR RESISCAN sieht folgende Punkte vor, um eine vollständige Erfassung der Papierdokumente zu gewährleisten:

 

Posteingangsstempel
Bei Bedarf führt ScanAll® diese Arbeiten im Rahmen des Office-Managements durch (→ Erfassen des Posteingangs).

Brieföffnung
Dies erledigt ScanAll® im Rahmen des Office-Managements durch (→ Öffnen der Eingangspost).

Prüfung der Dokumente (Manipulation oder Kopie)

Spezifischer Schutzbedarf
Dieser wird von ScanAll® bereits bei der Projektanalyse festgelegt und nicht vom Personal der Dokumentenvorbereitung (ausgenommen ist in diesem Bereich die Aussortierung von Urkunden und dergleichen).

Vorsortierung (welche Dokumente sind für Erfassung vorgesehen)
In diesem Prozess werden die Dokumente, welche nicht für die Erfassung vorgesehen sind, aussortiert.

Bewahrung des logischen Kontextes der zu erfassenden Dokumente
Dies ist z. B. durch passende Indexierung durchführbar.

Bewahrung der Zugehörigkeit der eingescannten Seiten zu einem Dokument
Durch geeignete Heftung oder Klammerung können die Seiten den entsprechenden Dokumenten eindeutig zugeordnet werden.

Prüfung, dass die für die Dokumentenvorbereitung und das Scannen verwendeten Geräte, Verfahren und Einstellungen für die zu scannenden Dokumente geeignet sind und diese nicht beschädigen können
ScanAll® führt für jedes Projekt eine individuelle, kostenlose Probearbeit durch. Somit werden vorab alle einzusetzenden Instrumente nach Bedarf getestet und optimal zusammengestellt.

Korrekte Orientierung von den zu erfassenden Blättern.
Insofern lediglich einseitig gescannt wird, muss sichergestellt werden, dass Blätter nicht versehentlich verdreht werden und somit statt der relevanten Inhalte beispielsweise eine leere Rückseite erfasst wird. Kann dies nicht gewährleistet werden, soll beidseitig gescannt werden.
Für unsere BlueStar®-Scantechnologie spielt die Orientierung glücklicherweise keine Rolle (→ automatische Seitenausrichtung). In unserem Prozess werden Rückseiten generell mitgescannt und die leeren Seiten automatisch gelöscht (→ intelligente Leerseitenlöschung).

Bewahrung der korrekten Reihenfolge von Blättern bei mehrseitigen Dokumenten

Zuverlässige Trennung von unabhängigen Dokumenten
Die Dokumentenseparation wird bei ScanAll® zuverlässig mittels Barcodetechnik (→ Gruppentrennung) durchgeführt.

Entfernen von nicht relevanten Klebezetteln, Knicken und Klammern
Sofern der Inhalt des Klebezettels relevant ist, muss dieser in geeigneter Weise (z. B. auf einer eigenen Seite) mit eingescannt werden.

Ergänzende vorbereitende Maßnahmen, in Abhängigkeit des zu scannenden Schriftguts
Beispielsweise sind bei Abbildungen entsprechende, spezielle Konfigurationen des Scanners (bezüglich Helligkeit, Kontrast oder Farbe) notwendig.
Unsere BlueStar®-ScanEngines analysieren jede einzelne Seite automatisch bezüglich des grafischen Inhalts und passen die Scaneinstellungen entsprechend an.

 

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Mit unserer Umsetzung der TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bieten wir Ihnen einen bedeutenden Mehrwert speziell für alle Digitalisierungsprojekte, in denen das Scanprodukt das Original tatsächlich ersetzen soll!

Bildnachweis: © 2013 Fotolia
Evaluation BSI TR RESISCAN – 03138: Kathi Thieß
Evaluation BSI TR RESISCAN Risikoanalyse – 03138-A: Susanne Selmair
Evaluation BSI TR RESISCAN Rechtliche Hinweise – 03138-R: Martina Ranker
Kompilation: © 2013 Michael Lauterbach
Bearbeitung: Claudia Lauterbach & Kathi Thieß
Technische Umsetzung ab 2014: Susanne Selmair
Referenz: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik; Postfach 200363; 53133 Bonn; BSI TR RESISCAN – 03138 https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html